Система управления бизнес процессами организации

Систематизация бизнеса 422 21 августа 2017
Система управления бизнес процессами организации

Приветствую вас, уважаемые читатели! Сталкивались ли вы с рабочими проблемами своего предприятия? Я сталкивался. Что заставило меня довольно глубоко изучить данный вопрос. Хочу поделиться с вами не простыми наблюдениями и советами, а настоящим пошаговым руководством, и поможет нам система управления бизнес процессами организации.

  • Основные понятия и принципы бизнес — процессов
  • Основные этапы управления работой в организации
  • Современные применяемые методики
  • Актуальность реализации

система управления бизнес процессами компании

Основные понятия и принципы бизнес — процессов

Начнем с теории. Основные бизнес действия компании это производство, продажи, взаимодействие с клиентами и их поддержка, логистика и доставка, отношения с инвесторами и налогами, и другие. Координация таких моментов и есть порядок способов и методов, труда. С помощью этого с легкостью можем определить этапы производственных циклов, и их суть, а также прояснить организацию их выполнения. В следствии этого существенно повышается качество работы, и результативность. Самые важные инструменты — методы и подходы.

В современном мире четко выделяются 2 наиболее актуальных подхода:

  • пошаговый, или постепенный подход. Он происходит в рамках имеющейся структуры, и требует совсем минимальные вложения, или не требует их вовсе.
  • кардинальный подход. Представляет собой существенные изменения структуры контроля и несет фундаментальные изменения.

Эти подходы хоть и различны, но оба способны выявить проблемные места, дублирующиеся функции, возможности автоматизации, отсутствие информации, и многое другое.

Таким образом, понятно что основная задача координирования состоит в приведении всей деятельности в совокупности к достижению намеченной цели, в соответствии со стратегией, и решении сразу нескольких моментов:

  • автоматизация выполнения задач, приведет к сокращению времени на выполнение заданий;
  • улучшение качества и эффективности, благодаря методам контроля;
  • оценка реального состояния дел предприятия и выбор возможных действий;
  • совершенствование гибкости во всех направлениях.

координирования бизнес процессами компании

Основные этапы управления работой в организации

Даже если вы ранее с этим не сталкивались, из теории становится понятно, зачем и кому нужна концепция координирования бизнес процессами компании. А вот как этим воспользоваться грамотно, чтобы оно принесло вам максимально пользу, пока не ясно. Разберем все пошагово.

  1. Первое что необходимо сделать — составить перечень нужных действий. В этих целях в течение некоторого времени стоит собирать всю информацию о работах в фирме, происходящие события, проводимые документы. Обычно уже через пару недель находятся дублирующиеся циклы, устанавливается их частота. Анализируя это возможно частично оптимизировать деятельность компании.
  2. На втором этапе следует заняться их описанием. Так формируется база данных с необходимой информацией, результатами чего станет более продуктивная и современная концепция.
  3. Далее составляется сам цикл. При этом, каждый проект требует назначения индивидуального специалиста.
  4. Четвертый — контроль деятельности. Течение производства отображается в специальных базах данных, информационных системах. Их использование позволит ответственным менеджерам проводить оперативные проверки действий.
  5. Пятым шагом производится контроль работы сотрудников. У каждой задачи определяются индивидуальные сроки выполнения и необходимое качество. Эти данные собираются, анализируются и на основании анализа выполняемых задач сотрудники могут быть премированы или наказаны.
  6. Далее проводится измерение затрат. Учет расходов так же ведется в специальной информационной программе, и обязательно анализируется. Это помогает определить бюджеты для отделов, стоимости оформлений и проведений документов, и многое другое. Все это должно способствовать максимальному снижению затрат предприятия и оптимизации бюджета.
  7. Завершающим моментов становится исследование причин возникновений проблем. Это помогает выявить ошибки в деятельности предприятия, найти их источники. Далее следует исправление этих недочетов.

Пройдя все эти этапы вы получаете возможность выяснения причин низких результатов, застоев, отсутствия роста, а также возможные пути исправления ситуации.

Современные методики

Современных методов на самом деле достаточно много. Но не каждый из них эффективен. Приведу вам некоторые самые лучшие, на сегодня.

  1. Непрерывное совершенствование. Самый, так сказать, мягкий метод. Он долгосрочный, постепенный, систематичный. Осуществляется с самых простых и незаметных уровней, постепенно переходя к важнейшим этапам цикла. Не требует скорейших и кардинальных изменений, что будет комфортно для всех сотрудников фирмы. Плюсом является возможность проведения проверок в реальном режиме, а минусом невозможность оперативных принятий и внедрений решений.
  2. Инжиниринг. Производится посредством построения концепций, направленных на клиентов и удовлетворение их потребностей. Но, при этом невозможно массовое производство. Несомненный плюс это возможность создания индивидуальных схем, работающих на определенных групп клиентов, но есть и минус — создание решений довольно сложное, и не всегда приводит к нужным результатам.
  3. Реинженеринг. Характеризуется полным отказом от имеющихся шаблонов, полным изменением существующих действий и кардинальными изменениями в направлениях возможностей предприятия. Положительным эффектом станет резкое и значительное повышение эффективности, но есть и отрицательные моменты- высокие риски и затраты.
  4. Перепроектирование. Используется в случаях имеющихся положительных результатов, при возможности улучшить их. При этом проводится анализ, при необходимости устраняются ненужные функции и вводятся новые, соответствующие стандартам. Плюс метода — работа с уже имеющимся материалом и его совершенствование, а минус в нем же — ведется она на старой базе, которая может быть несовершенна, и дать сбой.
  5. Методика быстрого анализа решения. Один из самых современных методов. Способы улучшения определяются очень быстро, за 1-2 дня, основываясь на коллективной оценке. Чаще всего направлено на достижение снижения затрат и сроков. Преимущество в скорости принятия решения и минимальные затраты на реализацию, о недостаток — невозможность учета всех знаменателей, что может привести к исправлению не причин, а следствий.
  6. Бенчмаркинг. Это сравнительный анализ имеющихся показателей с эталонными. Направлен на определения причин эффективного функционирования вторых и устранение расхождений с первыми.  Преимуществом можно назвать хорошие результаты при небольших сроках и затратах, а недостатком высокая степень вероятности принятия ошибочных решений.

Актуальность реализации управления

В любой фирме, независимо от ее размера и возраста, важно организовать постоянное осуществление и совершенствование концепции развития. Это является залогом успешного и плодотворного развития, а также получения прибыли.

Контроль и управление поставленными задачами приведут к ускоренному росту и развитию компании, что благоприятно скажется на ее конкурентоспособности. Это актуально и для корпораций — ветеранов, и для небольших фирм — новичков.

Понятно, что в целях организации контроля деятельности на предприятии нужны специальные информационные ресурсы, каковыми являются программы. Они предназначены для описания, моделирования и расчета всех циклов поэтапно. Без информационных программ невозможно проведение анализа деятельности, циклов и системы, потому использование их обязательно, таких программ множество, но есть наиболее эффективные и популярные:

  • ARIS Express является самой незамысловатой и простой в использовании, с ней, теоретически, можно обойтись без приглашения специалистов, ;
  • Business Studio привлекает бесплатным использованием и функциональностью — способна решать основные задачи, тем самым ускорить становление новой концепции.
  • AllFusion Process Modeler направлена на создание наиболее результативных циклов, имеет набор необходимых функций и инструментов.

Система управления бизнес процессами организации необходима при поиске эффективного функционирования предприятия. Как бы страшно и непонятно по началу это не звучало, при изучении вопроса все встает на свои места, и приходит понимание результативности этого. В этой статье я постарался максимально понятно рассказать об аспектах систем контроля и предложил пошаговое руководство. Надеюсь, это было для вас полезно. Не забывайте подписываться на блог, комментировать и обсуждать темы, буду очень благодарен. До скорых встреч!

Андрей Ткаченко

Андрей Ткаченко

Директор по развитию Lead Flow Digital.

Дружить в: Facebook VK

Понравилась статья? Расскажите друзьям:

Комментарии:

  • Павел

    Когда у моей компании возникли проблемы с репутацией в интернете, я сразу обратился к ребятам из ваш-рейтинг.рф

    Они быстро провели мониторинг, выявили все источники с негативом и моментально его пофиксили.